Cancelar uma reunião

Cancelar uma reunião é um evento constrangedor e exige um comportamento verbal distinto, além de diferentes formas de cancelamento.
É muito mais trabalhoso cancelar um evento, do que o convite e confirmação.

Uma reunião é um evento definido pelo encontro presencial, virtual ou híbrido de um grupo de pessoas, seja em número de duas ou muito mais. Independente do número de pessoas agendadas para a reunião, a postura linguística e instrumentos utilizados para a comunicação do cancelamento são os aspectos mais importantes.

Quem agenda a reunião e, seja pelo motivo que for, ao divulgar o cancelamento, deve manter uma postura gentil e atenciosa, incentivando a empatia por sua própria comunicação. Quem agenda a reunião não é o centro solar do universo e precisa compreender que as pessoas podem realmente se chatear, pois podem ter desmarcado compromisso, podem estar vindo de lugar distante (com muitos custos envolvidos), enfim, certamente cada confirmação de participante representa um cenário particular e igualmente importante, tanto quanto o daquele ou daquela que agendou a reunião e, agora, precisa desmarcar.

Essa introdução ao assunto enfatiza a abordagem linguística que o responsável pelo cancelamento deve ter em mente. Não basta enviar uma mensagem de WhatsApp no dia do cancelamento em um grupo, com um comunicado tipo: “A aula de hoje está cancelada, pois estou fora de São Paulo, Nos vemos no próximo sábado”. Além de ser uma mensagem grosseira, solar, centro do universo, despreza todos os participantes do grupo, sem empatia alguma.

Como escrever uma mensagem de cancelamento de reunião

A condição fundamental é ser verdadeiro, pois qualquer pessoa é capaz de julgar como falsa ou dúbia uma mensagem. Explicar o motivo, de forma geral, permite a explanação, sacia a curiosidade e é uma demonstração de consideração pelos envolvidos no cancelamento da reunião.

Uma frase curta: “Estou doente e não poderei dirigir hoje”; “Acordei me sentindo fraco e o mal-estar me impede de dirigir”; “Um problema familiar exige minha atenção durante o dia de hoje”.

Expressar alguma empatia pelos participantes ao cancelar uma reunião

Os participantes tiveram suas vidas afetadas por um evento que estava agendado e foi cancelado em cima da hora e, diante dessa situação, é imperativo ser gentil e empático.

Há diversas formas para demonstrar a gentileza e empatia e, mais uma vez, com honestidade. Se a pessoa que agendou a reunião se considera o centro do universo, esse post não fará o menor sentido, pois não conseguirá ser verdadeira para expressar sua empatia.

Consideremos as pessoas empáticas. Imaginemos que as pessoas têm uma vida própria, com suas famílias, compromissos, atividades ou mesmo não queriam fazer nada naquele dia e horário, cuja ocupação foi destinada a uma reunião, agora, cancelada.

A sinceridade será percebida nas palavras e não há receita, mas alguma indicações, somente a título de exemplo: “Sinto avisar em cima da hora e gostaria de poder conversar com cada um de vocês, mas o tempo não será suficiente”; “Por favor, aceitem minhas desculpas por desmarcar nossa reunião em horário tão próximo”; “Espero que cada um de vocês possa compreender …

Instrumentos de comunicação para o cancelamento de uma reunião

Regra geral: marque a reunião, utilizando um único instrumento de comunicação e utilize todos os possíveis para cancelar o evento.

A reunião pode ser agendada com antecedência e a marcação do evento, com a utilização de um único instrumento de comunicação permite melhor organização e fluidez.

O cancelamento exige múltiplos instrumentos, pois ninguém espera por um cancelamento, não é momento de discussão do melhor dia “para cancelar” ou algo do gênero.

Cancelar é um evento de apagamento de ação, apagamento de vozes e pode ser muito constrangedor e negativo para as relações. Por isso, precisa ser feito com a consciência de que todos os participantes merecem atenção.

Quando uma pessoa assume um código de ações, um cargo ou qualquer controle de grupo, precisa ter em seu arcabouço de atitudes ao menos a consciência de que um cancelamento exige múltiplos instrumentos de comunicação.

Os mais comuns:

WhatsApp: ferramenta extremamente ágil, no entanto, sugere um uso abusivo e indiscriminado das mensagens. O cancelamento pelo WhasApp será melhor produzido se a linguagem for planificada antes da escrita e, após escrita, revisada, marcar cada um dos envolvidos com o @. Além disso, solicitar que confirmem a leitura da mensagem. Caso alguém não confirme a leitura, telefonar e conversar sobre o cancelamento da reunião. Nunca diga:”Você não abriu seu WhatsApp hoje?’” ou “Você Não está acompanhando o grupo!”. Converse sobre o cancelamento e agradeça por a pessoa ter atendido à ligação. Ninguém é obrigado a seguir grupo de WhatsApp intermitentemente ou a atender ligações inesperadas.

E-mail: pouco utilizado, mas é excelente justamente por isso. Há grandes chances de o e-mail se lido antes da reunião. Solicitar confirmação de leitura.
No caso de alguém não confirmar, sugiro a ligação telefônica.

Telegram: basicamente, segue os mesmos princípios do WhatsApp, mas há muitos outros recursos. A criatividade pode gerar o fortalecimento das relações interpessoais, mesmo em um cancelamento. Empatia e gentileza. com o uso de canais, mensagens de vídeo, fotos, ou o que a imaginação e situação permitirem.

Telefone: invasivo. Depende do nível de intimidade entre os participantes.

Telegrama: um bom recurso entre participantes cujo acesso à internet é limitado. Permite o recebimento de confirmação de leitura. É preciso uma antecedência mínima de 4 horas.

Finalização da mensagem e despedida

Dependendo do grau de proximidade entre os participantes, a linguagem poderá ser a expressão de um sentimento verdadeiro daquele que agendou o compromisso e, agora, o desmarca.
Em comunicações mais formais, confirmar a data do novo encontro ou sugerir duas ou três opções de novas datas. Será trabalhoso agendar, mas é o preço de um cancelamento.
A despedida é trivial e segue o padrão recorrente nas comunicações do grupo.

Por fim

Ao cancelar uma reunião, sugerimos:

• Ser empático e gentil nas comunicações;
• Sempre utilizar mais de um instrumento de cancelamento: mensagem de WhatsApp e e-mail, ou todos, se a situação o exigir. Nunca é demais.
• Sempre pedir confirmação de recebimento da mensagem e, caso alguém não confirme o recebimento, insistir em outros instrumentos, até que todos estejam cientes do cancelamento.
• Nunca, mas nunca mesmo, criticar alguém por não ter lido uma mensagem de cancelamento no WhatsApp ou por não ter atendido à sua ligação telefônica.

A responsabilidade pelo cancelamento é de quem cancela. Sempre.

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